Система тикетов
 

Почему бы не ввести систему тикетов?
Открытие/закрытие, отзыв, история переписки, как например у многих хостеров.

Вот например сегодня написал обращение - но уже разобрался сам. Сейчас ответ уже не нужен, а техподдержке придётся читать моё сообщение и тратить время на разбор уже решённой мной проблемы.